A3씽킹의 습관화


A3씽킹의 또 다른 중요한 특징은 객관성이다. 현재 상태에 대한 특성을 묘사하거나 또는 어떠한 문제해결이건 간에 정밀하고, 정량적이며, 구체적으로 하도록 지도를 받는다. 그 이유는 주관적인 견해는 과학, 공학, 또는 개선의 기본 프로세스에는 아무런 관심거리가 되지 못하기 때문이다. 수많은 논쟁과 소모적 회의를 발생하게 하는 주원인은 객관적인 말들로 내용을 표현하지 모하는 조직 내 개인들의 능력 부족에 기인한다. 결과적으로 의견 교환은 과열되고, 견해는 고정돼버린다.

문제의 근원에 도달하라

필요할 때는 5WHY의 질문으로 문제의 근원에 도달하는 것은 매우 중요하다. 특히 초심자들은 프로세스를 명확히 보는 연습이 중요하다. 단순히 특정 개인이나 그룹을 비난으로 몰아가는 식의 함정에 빠지지 않아야 한다. 5WHY를 통해 단순히 결과가 아니라 그 과정을 면밀하게 파악할 수 있다. 사업의 모든 측면에서 그 성과에 대한 압박은 세계적인 수준의 제품을 생산해내기 위해 필요하다. 각 산업 분야에서 최고의 매출과 최고의 수익, 그리고 최고의 품질을 자랑하고픈 회사라면 이런 종류의 추진력을 갖춰야 한다. 그러나 그러한 결과는 사람이나 프로세스의 희생을 대가로 얻을 수 있는 것은 아니다. 그렇게 되면 결과는 일시적인 것이 돼버리기 때문이다. 사람에 대한 존중과 확신으로 일을 해나간다는 생각이 회사의 정서 속에 깊이 새겨져야 한다. 물론 그 방법은 상황에 따라 변하며, 시간이 지남에 따라서도 변화한다. 그러나 결과와 과정 모두를 중요시함으로써 회사 내의 건강한 균형을 유지할 수 있다.

결과와 과정을 통해 건강한 균형잡기

A3씽킹을 표현하면서 언급했던 또 다른 측면은 통합, 협력, 일관성 그리고 시스템적인 관점이다. 이들 특징은 각기 회사 내의 A3씽킹 패턴의 한 측면을 묘사한다. A3리포트는 크기로 판단가능하지만 또한 그 작성 방식으로도 판별할 수 있다. 잘 쓰인 리포트는 상황을 설명하고 조직 내에서 주어진 주제에 대한 협력과 일관성을 북돋운다. 주제는 객관적 형식으로 쓰이며, 사실은 이론이나 지엽적인 행동보다 앞선다.

리포트 내용은 현재 상황은 어떠하고, 회사에 진정 무엇이 최선인지를 시스템 관점에서 이상적으로 묘사하며, 설득하는 어조로 그 이유를 설명한다. 실제 A3리포트로 영향이 미칠 수 있는 모든 사람들로부터 합의를 얻어내는 것이 A3리포트를 실행하는 데 가장 중요하다. 이러한 요소들의 결합은 결코 쉽게 숙달될 수 있는 기술이 아니다. 따라서 숙련된 실행가가 되는데 상당한 시간이 소요된다.

세 가지 주요 형식

A3리포트의 몇 가지 기본유형을 매우 구체적인 용어로 설명하고자 했다. 현실적으로 어떠한 두 개의 리포트도 결코 비슷하지 않으며, 이는 독특한 주제와 과정을 다루기 때문이다. 그럼에도 불구하고 A3리포트는 세 가지 유형으로 요약될 수 있다. 문제해결, 제안, 그리고 상황 리뷰에 관한 것이다.

모든 신입사원은 문제해결 유형의 A3를 연습하며, 회사생활을 시작한다. 그 내용은 상당히 표준적이고 논리적 순서를 따르며, 이는 품질관리 분임조에서 보여지는 양식 및 문제해결에서의 PDCA형식과 흡사하다. 일반적으로 이 유형은 추진배경을 확인하고, 현재 상태를 상세히 묘사하며, 대상이나 목표를 수립한다.

그리고 프로세스 내의 근본원인을 분석하고 실행항목을 추진하며, 결과를 검증한 후 긍정적 성과가 나타날 경우 표준화한다. 목표가 성취되지 않을 경우, 그 과정을 수정 반복한다. 이것을 말로 표현하기는 매우 쉽다. 하지만 패턴을 따라 자세한 내용에 들어가 결과를 얻어내기란 전혀 별개의 얘기다. 이 학습 사이클과 행동패턴은 회사의 모든 직원들에게 매우 중요한 것이다.

A3리포트의 다른 두 가지 주요한 유형은 제안 작성과 프로젝트나 제안의 진행을 검토하기 위함이다. 각 유형은 기본적인 PDCA스타일의 사고를 따르지만, 사이클의 서로 다른 부분에 초점을 둔다. 전자는 프로세스, 팀, 또는 부서의 새로운 정책이나 행동의 방향에 대한 제안과 타당성을 검증하기 위해 자주 사용된다. 후자는 사실에 입각해 모든 프로젝트의 성과 혹은 실행 업무의 성과를 검토한다. 그렇기 때문에 그것들은 PDCA사이클에서 서로 다른 부분에 초점을 둔다.

A3작성을 처음 하는 사람이라면 먼저 기본적인 문제해결 A3리포트에 주력하기를 권한다.

A3리포트가 제대로 활용되기 위해서는 여러 단계에서 검토를 받아야 한다. 동료들과 멘토가 보고서를 살펴보면서 정확성, 통일성, 정밀성, 그리고 전반적인 의사전달의 효과를 검토한다. 리포트의 작성자가 그의 직업이나 견해에 따라 영향을 받을 가능성이 있는 개인들 혹은 부서들에 가능한 많은 피드백을 얻어 종합해야 한다. 만약 특정 개인의 우려사항을 다룰 수 없을 경우, 예의상 그 작성자는 개인을 떠나 이유를 설명한다. 더 나아가 고유 권한을 지닌 특정인이 A3를 승인한다. 여러 면에서 이곳은 일종의 프로세스 점검이며, 엄청난 멘토링의 기회를 제공하는데 왜냐하면 A3리포트는 개인의 문제해결 접근법과 논리를 드러나게 하기 때문이다.

양식과 스타일

그동안 이 칼럼을 통해 A3리포트 작성의 양식과 스타일에 관해 몇가지 조언을 했다. A3리포트 내에서 어떤 형식적인 가이드라인을 찾으려고 노력해왔다. 내용은 간략하지만 세밀하고 구성이 잘돼야 한다. 끝없이 이어지는 글머리 기호와 장황한 의견은 용인되지 않는다. 필자가 해줄 수 있는 가능 좋은 충고는 아이디어와 관찰내용 그리고 조사결과를 전달하기 위해 표현을 말로 하는 것보다는 가능하면 그림이나 도표를 그리도록 실제 행하는 사람에게 지시하라는 것이다.

약간의 창의성만 있다면, 거의 모든 사람들이 흐름도, 스케치, 테이블, 그래프, 그리고 다른 삽화 형식으로 명확한 표현을 할 수 있을 것이다.

마지막 조언

필자의 경험에 따르면 기어에서 개선을 위한 노력이 표준 툴을 고수하고 일하는 방식에 있어 한가지 방법만을 강조하게 되면 비효과적이라는 것이다. 본래 이러한 것을 고수하는 것은 표준화와 극한의 개선을 증진하는 방법으로 의도된 것이다. 그러나 불행하게도 어떠한 툴이나 기법의 실행을 프로세스나 현재 상황의 개선보다도 더 중요시하게 될 수 있다는 것이다. 다른 말로 표현하면, 수단으로서 끝난다는 것이다.

필자는 갑작스러운 A3리포트 작성지시나 린 생산을 실행하기 위해 유행하는 최신의 방법을 이용하는 것과 같은 함정을 피하라고 충고한다. 이는 템플릿, 툴, 절차를 따르기보다 실행, 개선, 그리고 학습을 중시하라는 것이다.

조직에서 중요한 것은 구성원들이 사업 전체적인 측면의 개선을 위해 아주 일반적이고 정확한 사고의 패턴을 내재화하는 것이다. 시스템의 중요성과 성공을 반영하는 이 사고의 패턴과 기술이 단순한 툴이 아니라 회사의 장기적인 성공의 열쇠라는 것을 필자는 강하게 믿는다. A3씽킹이 사고의 패턴을 좀 더 명확하게 풀어내는데 도움이 되는 과정이 되기를 희망한다. 

참고 자료 ‘A3 씽킹’


- 출처 : 월간 혁신리더 2010년 7월호 -